Im Reiter Plattformen läuft der Datenaustausch mit euren Onlineshops – aktuell WooCommerce. (eBay/Amazon/Hood sind als Bereich schon vorbereitet, aber noch ohne Funktion – die Gruppierung "WooCommerce" existiert bewusst schon jetzt, damit später weitere Plattformen danebenstehen können.)
Wie ihr eure Shops selbst anlegt (API-Zugangsdaten usw.) steht unter Einstellungen → Plattformen → WooCommerce – hier im Plattformen-Reiter geht es um den laufenden Austausch von Bestellungen und Produkten.
Lädt neue Bestellungen aus einem oder allen aktiven Shops. Du wählst die gewünschten Bestellungen aus und legst sie mit einem Klick als Kunde + Auftrag in der Wawi an – existiert ein Artikel aus der Bestellung noch nicht in der Wawi (z. B. weil er nur im Shop angelegt wurde), wird er automatisch mit erzeugt.
Lädt Produkte aus dem Shop (Achtung: nur veröffentlichte Produkte, Entwürfe werden nicht als "importierbar" angezeigt – das verhindert, dass bereits bewusst aus dem Shop entfernte Artikel versehentlich wieder hereinkommen). Beim Import wird automatisch:
Zeigt alle Artikel, die zum Export bereitstehen (weil sie für mindestens einen Shop freigeschaltet sind, siehe unten). Über "Export starten" werden sie tatsächlich an WooCommerce übertragen, inklusive der für diesen Shop hinterlegten Kategorien.
Schlägt ein Export fehl (z. B. wegen eines kurzzeitigen Verbindungsproblems zum Shop), bleibt der Artikel nicht spurlos verschwunden, sondern erscheint mit rotem Hinweis "Fehlgeschlagen" weiterhin in der Liste und kann jederzeit erneut exportiert werden.
Das ist der wichtigste Punkt in diesem Bereich, weil er verhindert, dass aus Versehen zu viel im Shop landet:
Ein Artikel wird ausschließlich dann exportiert, wenn im Artikel selbst – Tab Preise – der Haken für genau diesen Shop gesetzt ist.
Eine Kategorie einem Shop strukturell zuzuordnen (siehe Artikel → Kategorien verwalten) schaltet für sich genommen noch keinen einzigen Artikel frei. Das ist Absicht: Ihr sollt nicht aus Versehen 500 Artikel veröffentlichen, nur weil sie zufällig in einer Kategorie liegen, die mit einem Shop verknüpft ist.
Damit ihr nicht 200 Artikel einzeln anklicken müsst, gibt es im Kategorie-Dialog ein Dropdown genau dafür:
Das funktioniert auch umgekehrt: Nimmst du den "Zugeordnet"-Haken bei einem Shop weg und wählst gleichzeitig eine der beiden Scope-Optionen, werden die betroffenen Artikel stattdessen gesperrt – praktisch, wenn ihr eine ganze Kategorie auf einen Schlag aus einem Shop zurückziehen wollt, ohne jeden Artikel einzeln anzufassen.
Fallbeispiel: Ihr habt eine neue Kategorie "Winter-Aktion" mit 40 Artikeln angelegt und wollt sie komplett im Shop "IPV-Vertrieb" veröffentlichen. Kategorie bearbeiten → bei IPV-Vertrieb "Zugeordnet" setzen → Dropdown auf "Alle Artikel der Kategorie" → Speichern. Alle 40 Artikel sind jetzt freigeschaltet und erscheinen unter Produkte exportieren.
Verschiebt oder kopiert ihr später einen weiteren Artikel in diese Kategorie (z. B. über die Massenaktionen im Reiter Artikel), ist er dadurch nicht automatisch für den Shop freigeschaltet – die Freischaltung muss dann erneut gezielt gesetzt werden (einzeln oder wieder über das Dropdown). So bleibt die Kontrolle darüber, was tatsächlich im Shop landet, immer bewusst.
Löscht ihr einen Artikel komplett in der Wawi, wird er automatisch auch in allen Shops, in denen er aktiv war, endgültig gelöscht – nicht nur depubliziert. Das ist wichtig, damit ein gelöschter Artikel beim nächsten "Produkte importieren" nicht fälschlich als "neuer" Artikel wieder auftaucht.
Deaktiviert ihr einen Artikel dagegen nur für einen einzelnen Shop (Haken im Preise-Tab entfernen, Artikel bleibt in der Wawi bestehen), wird er dort beim nächsten Export nur depubliziert (auf Entwurf gesetzt) – reversibel, falls ihr ihn später doch wieder freischalten wollt.
Der Abgleich zwischen Wawi und Shop läuft ausschließlich über die Artikelnummer (SKU). Ändert ihr die Artikelnummer eines bereits exportierten Artikels, erkennt die Wawi das automatisch und benennt die SKU im Shop entsprechend um – es entsteht also kein doppelter Artikel im Shop. Auch die zugehörigen Bilder auf dem Server werden automatisch mit umbenannt, damit sie weiterhin auffindbar bleiben.