IPV-SYNC ist ein eigener Bereich oben neben "IPV-Wawi" (eigener Reiter, eigene dunkle Seitenleiste) für den Massen-Export und -Import von Artikeldaten per CSV-Datei – gedacht für Fälle, in denen viele Artikel auf einmal bearbeitet werden sollen (z. B. hunderte Preise ändern), statt jeden Artikel einzeln im Bearbeiten-Dialog zu öffnen. Wegen der Reichweite (kann in einem Rutsch tausende Artikel verändern) ist das ein Admin-/Power-User-Werkzeug, kein Bestandteil der Alltagsarbeit.
⚠️ Nicht zu verwechseln mit Plattformen: Plattformen tauscht Bestellungen/Produkte direkt mit Ihrem WooCommerce-Shop aus. IPV-SYNC hat damit nichts zu tun – hier geht es ausschließlich um CSV-Dateien zwischen Ihrem Rechner (bzw. Excel) und der Wawi selbst, unabhängig von irgendeinem Onlineshop.
In der Seitenleiste stehen zwei Bereiche: Artikel-Export und Artikel-Import.
⚠️ Bedienhinweis Mehrfachauswahl "Kategorie ausschließen": Das ist ein normales Auswahlfeld (kein Klick-Chip mit ×). Ein normaler Klick auf einen Eintrag setzt die Auswahl auf nur diesen einen Eintrag zurück, auch wenn vorher schon andere markiert waren. Um mehrere Kategorien gleichzeitig auszuschließen oder eine bereits markierte Kategorie wieder abzuwählen, mit gedrückter Cmd-Taste (Mac) bzw. Strg-Taste (Windows) klicken.
Vorlagen: Eine einmal zusammengestellte Feldauswahl + Filterkombination lässt sich unter einem Namen speichern und beim nächsten Mal per Klick wieder laden – praktisch für wiederkehrende Exporte (z. B. "nur Preise, alle aktiven Artikel").
Verlauf: Rechts sehen Sie die letzten Exportläufe mit Datum, Nutzer, verwendeter Vorlage, Anzahl Artikel und Status.
💡 Fallbeispiel: Sie wollen für eine externe Preiskalkulation eine Liste aller aktiven Liquid-Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung und beiden Verkaufspreisen. Kategorie "Modellbau" über "Ausschließen" herausfiltern, bei den Feldern nur Artikelnummer/Bezeichnung/VK netto/VK brutto anhaken, "CSV-Export starten" – fertig zum Öffnen in Excel.
Eine CSV-Datei ist nichts weiter als Text, in dem Zeichen die Bedeutung von Struktur bekommen. Drei Einstellungen legen fest, welche das sind – bei Export und Import dieselben, jeweils in einer Zeile über der Vorschau:
| Einstellung | Was es tut |
|---|---|
| Trennzeichen | Trennt die Spalten voneinander. Zur Auswahl: automatisch, Semikolon, Komma, Tabulator, senkrechter Strich – oder anderes Zeichen mit einem Feld daneben ("und zwar") für alles, was sonst nicht in der Liste steht. |
| Quote-Zeichen | Fasst einen Wert ein, damit ein darin vorkommendes Trennzeichen nicht als Spaltenwechsel gilt. "Schrauben, verzinkt" bleibt so ein einziger Wert. Auswahl: ", ' oder keines. |
| Escape-Zeichen | Schützt ein Anführungszeichen innerhalb eines eingefassten Werts. Zwei Schreibweisen sind üblich: verdoppeln ("", so macht es Excel) oder umgekehrter Schrägstrich (\"). |
| Ab Zeile | Ab welcher Zeile die Datei gelesen wird – für Dateien mit Vorspann über der Kopfzeile. |
Trennzeichen "automatisch" ist der Normalfall: Die Wawi misst am Dateianfang, welches Zeichen in jeder Zeile gleich oft vorkommt, und nimmt dieses. Nur wenn das misslingt, muss man selbst eingreifen.
⚠️ Ein Trennzeichen muss ein einzelnes Byte sein. Zeichen wie
¿oder₲bestehen aus zwei bzw. drei Bytes; der CSV-Leser kann damit nicht arbeiten. Solche Zeichen können Sie trotzdem eintragen – die Wawi tauscht sie vor dem Lesen intern gegen ein internes Zeichen aus, das in Textdateien nicht vorkommt. Nur wenn die Datei dieses Zeichen selbst enthielte, ginge das schief; das kommt in der Praxis nicht vor.
Quote und Escape "keines" sind ausdrücklich erlaubt. Manche Fremdsysteme liefern Dateien, in denen kein einziges Anführungszeichen vorkommt und die Spalten allein durch ein sonst nirgends verwendetes Trennzeichen getrennt sind – dann ist "keines" die richtige Antwort und nicht ein Notbehelf.
💡 Fallbeispiel: Ein Lieferant liefert Artikelbeschreibungen als HTML. Darin stehen Semikolons in Mengen (
,&), Anführungszeichen ebenso. Weder Semikolon noch Anführungszeichen taugen hier. Der Lieferant trennt deshalb mit¿und verwendet gar keine Einfassung: Trennzeichen auf anderes Zeichen stellen,¿eintragen, Quote und Escape auf keines – die Datei wird sauber zerlegt.
Nach dem Hochladen sagt die Wawi im Klartext, was sie gelesen hat, und darunter steht die Vorschau als echtes Gitternetz – man sieht also mit einem Blick, ob die Spalten dort sitzen, wo sie hingehören.
| getrennt, ergäbe 5 Spalten"). Solange nur eine Spalte herauskommt, ist der Import gesperrt.Der Import läuft in zwei Schritten ab, damit nie versehentlich falsche Daten geschrieben werden:
Wie die hochgeladene Datei zerlegt wird, stellen Sie über der Vorschau ein – siehe Abschnitt Dateiformat weiter oben.
Nach dem Ausführen gibt es den Knopf "Fehlerhafte Zeilen herunterladen". Die Datei hat dieselben Spalten wie die hochgeladene, enthält aber nur die Zeilen, die nicht durchgelaufen sind – plus eine zusätzliche Spalte Fehler mit dem Grund. Korrigieren, erneut hochladen, fertig. Sie müssen also weder die Ursprungsdatei durchsuchen noch die bereits importierten Zeilen ein zweites Mal schicken.
Oben bei "Abgleich über" wählen Sie, anhand welcher Spalte die Wawi einen bestehenden Artikel wiedererkennt: Artikelnummer oder GTIN/Barcode. Diese Spalte ist in der Feldliste automatisch angehakt und lässt sich nicht abwählen (mit * markiert).
Die Spalten werden dabei an der Kopfzeile erkannt, nicht an ihrer Reihenfolge – Sie dürft in Excel also Spalten verschieben oder nicht benötigte löschen, solange die Überschriften stehen bleiben.
⚠️ Wichtig: Die Artikelnummer eines bestehenden Artikels wird beim Import nie überschrieben, selbst wenn sie als Spalte ausgewählt ist – Umbenennungen bleiben ausschließlich über den normalen Artikel-Bearbeiten-Dialog möglich.
Dieselben Feldgruppen wie beim Export – außer Lager/WMS und den Grundpreis/Einheit-Unterfeldern (Bestand und Grundpreis lassen sich aktuell nicht per CSV-Import setzen). Bei den Kategorien ersetzt eine importierte Zeile die komplette bisherige Kategorie-Zuordnung des Artikels (genauso wie beim manuellen Speichern im Kategorien-Tab).
Die Vorschau darf jeder mit dem Recht "Export/Import verwenden" sehen. Das tatsächliche Ausführen braucht zusätzlich das Recht "Export/Import-Vorlagen verwalten" – eine bewusst höhere Hürde, weil hier wirklich geschrieben wird.
💡 Fallbeispiel: Sie haben für 40 Artikel neue Verkaufspreise per Excel kalkuliert. Spalten "Artikelnummer" und "VK brutto" in genau dieser Reihenfolge exportieren, in Excel die neuen Preise eintragen, als CSV speichern, unter Artikel-Import mit Abgleich über "Artikelnummer" wieder hochladen. In der Vorschau prüfen, ob wirklich alle 40 Zeilen als "werden aktualisiert" erscheinen (nicht "Fehler" oder gar "werden neu angelegt" – das würde auf einen Tippfehler in einer Artikelnummer hindeuten), erst dann auf "Import jetzt ausführen" klicken.
Vorlagen und Verlauf funktionieren beim Import genauso wie beim Export (siehe oben) – zusätzlich merkt sich eine gespeicherte Import-Vorlage auch, welcher Abgleich-Schlüssel gewählt war.
Neben Artikel-Export/-Import gibt es unter Backup zwei weitere Punkte: Datensicherung und Wiederherstellung.
Erstellt eine vollständige Sicherung der gesamten Wawi (Datenbank + Dokumente) als herunterladbare Datei – dasselbe Prinzip wie ein Backup, das sonst nur per Server-Zugriff möglich wäre, hier direkt aus der Oberfläche heraus.
⚠️ Mit Vorsicht behandeln. Eine Wiederherstellung ersetzt den kompletten aktuellen Datenbestand der Wawi durch den Stand der hochgeladenen Sicherungsdatei – das ist nicht rückgängig zu machen und betrifft alle Nutzer gleichzeitig (die Wawi ist während des Vorgangs für alle anderen gesperrt).
💡 Fallbeispiel: Bei einer größeren Änderung (z. B. einem Massen-Import) soll vorher ein Sicherheitsnetz existieren. Vor dem Import unter Datensicherung eine aktuelle Sicherung erstellen und herunterladen – geht danach etwas schief, lässt sich der Stand von vor dem Import über Wiederherstellung zurückholen.
Wie bei Export/Import (siehe oben) sind Erstellen einer Sicherung und die Wiederherstellung selbst über getrennte Rechte abgesichert – nicht jede Person mit Zugriff auf IPV-SYNC kann automatisch auch eine Wiederherstellung auslösen.